Составьте перечень документов для проекта
Полезный запрос документов начинается с цели. Укажите, какой продукт вы рассматриваете, куда он будет поставляться и какие решения должны поддержать документы. Ваша команда может сравнивать сырьё, утверждать образец или проверять конкретную поставку. На каждом этапе должна быть однозначная ссылка на продукт.
Составьте перечень сведений, необходимых отделам закупок и качества до оформления заказа. Заранее согласуйте состав документов, предпочтительный язык, формат файлов и ответственное контактное лицо. Это проще, чем собирать разрозненные файлы после согласования коммерческих условий.
Свяжите каждый файл с нужным объектом
Проверяя спецификацию или сертификат анализа, сверяйте название продукта, ссылку на спецификацию, версию или сведения о выпуске. В документе на партию также сопоставляйте её номер с проверяемым материалом или поставкой. Уточняйте любые расхождения: похожие названия не гарантируют, что речь об одной поставке.
Сохраняйте запрошенные показатели испытаний, единицы и критерии приёмки вместе с полученными сведениями. Если термин или результат требуют пояснения, обратитесь к поставщику и запишите ответ. Документ полезнее, когда все проверяющие одинаково понимают его область действия.
Проверьте область действия документов компании
Если проект требует сертификат или документ компании, проверьте указанное юридическое лицо, площадку или деятельность и срок действия. Запрашивайте документ для предлагаемой поставки: название или логотип группы не доказывают, что он распространяется на все компании и продукты.
В записях проверки отделяйте документы компании от документов на продукт и партию. Так проще понять, на какой вопрос отвечает файл, кто его предоставил и нужна ли новая версия для следующего этапа.
Ведите единый актуальный реестр согласований
Используйте единые правила названий для продуктов, версий файлов и отзывов об образцах. При получении новой спецификации или файла укажите, что он заменяет, и обеспечьте лёгкий доступ к актуальному комплекту. Перед продолжением убедитесь, что заказ, согласованная спецификация, упаковка и запрошенные документы относятся к одному и тому же составу продукции.
Часть документов на продукты и документов для клиентов размещена в клиентском каталоге. Используйте свой аккаунт для просмотра доступных сведений. Если документ отсутствует или ссылка не соответствует проекту, сообщите поставщику данные продукта и партии, чтобы запрос был обработан точно.