Monte uma lista de documentos de acordo com o projeto
Uma solicitação útil de documentos começa com um objetivo. Explique qual produto está avaliando, onde será fornecido e quais decisões os documentos precisam apoiar. Sua equipe pode estar comparando uma matéria-prima, aprovando uma amostra ou avaliando uma entrega específica. Cada etapa deve ter uma referência de produto identificável.
Liste as informações de que suas equipes de compras e qualidade precisam antes de prosseguir com um pedido. Acorde o escopo documental desde o início, incluindo idioma preferido, formato dos arquivos e contato responsável. Isso é mais fácil de gerenciar do que reunir arquivos desconectados depois de definir os detalhes comerciais.
Vincule cada arquivo à referência correta
Ao avaliar uma especificação ou um certificado de análise, confira o nome do produto, a referência da especificação e os dados de versão ou emissão. Para documentos de lote, verifique também se a referência do lote corresponde ao material ou à entrega em avaliação. Consulte qualquer diferença, em vez de pressupor que nomes semelhantes descrevem o mesmo fornecimento.
Guarde os parâmetros de ensaio solicitados, as unidades e os critérios de aceitação junto com as informações recebidas. Se um termo ou resultado precisar de explicação, consulte a equipe fornecedora e registre a resposta. Um documento é mais útil quando todos que o avaliam compartilham a mesma compreensão do seu escopo.
Confira o escopo dos documentos da empresa
Se um projeto exigir um certificado ou documento empresarial, identifique a empresa, a unidade ou a atividade mencionada e o período indicado. Solicite o documento pertinente ao fornecimento proposto; o nome ou logotipo de um grupo não comprova que todas as suas empresas e produtos estejam cobertos.
Separe os documentos empresariais dos documentos de produto e lote em seu registro de avaliação. Isso facilita identificar a que pergunta cada arquivo responde, quem o forneceu e se uma versão mais recente será necessária para a próxima etapa.
Mantenha um único registro de aprovação atualizado
Use um padrão consistente para nomear referências de produtos, versões de arquivos e comentários sobre amostras. Quando chegar uma especificação ou um arquivo revisado, identifique o que ele substitui e facilite o acesso ao conjunto atualizado. Antes de prosseguir, confirme que o pedido, a especificação acordada, os detalhes da embalagem e os documentos solicitados tratam do mesmo escopo do produto.
Alguns documentos de produtos e clientes são compartilhados no catálogo de clientes. Use sua conta para consultar as informações disponíveis. Se faltar um documento ou uma referência não corresponder ao seu projeto, entre em contato com a equipe fornecedora e informe os dados do produto e do lote para que a solicitação seja atendida com precisão.