Elabore una lista de documentos según el proyecto
Una solicitud documental útil comienza con un propósito. Explique qué producto está evaluando, dónde se suministrará y qué decisiones deben respaldar los documentos. Su equipo puede estar comparando una materia prima, aprobando una muestra o revisando una entrega concreta. Cada etapa debe contar con una referencia de producto identificable.
Enumere la información que necesitan sus equipos de compras y calidad antes de tramitar un pedido. Acuerde pronto el alcance documental, incluidos el idioma preferido, el formato de archivo y la persona responsable. Esto resulta más sencillo que recopilar archivos desconectados una vez cerrados los detalles comerciales.
Vincule cada archivo con la referencia correcta
Al revisar una especificación o un certificado de análisis, compruebe el nombre del producto, la referencia de la especificación y la información de versión o emisión. Si el documento se refiere a un lote, contraste también su referencia con el material o la entrega que está evaluando. Consulte cualquier diferencia en lugar de asumir que nombres parecidos describen el mismo suministro.
Conserve los parámetros de ensayo solicitados, las unidades y los criterios de aceptación junto con la información recibida. Si un término o resultado necesita explicación, consúltelo con el equipo proveedor y registre la respuesta. Un documento es más útil cuando todas las personas que lo revisan comparten la misma comprensión de su alcance.
Compruebe el alcance de los documentos de la empresa
Si un proyecto requiere un certificado o documento de empresa, identifique la empresa, la planta o la actividad indicada y su periodo de vigencia. Solicite el documento correspondiente al suministro propuesto; el nombre o logotipo de un grupo no demuestra que todas sus empresas y productos estén cubiertos.
Separe los documentos de empresa de los documentos de producto y lote en su registro de revisión. Así será más fácil identificar qué pregunta responde cada archivo, quién lo facilitó y si se necesita una versión más reciente para la siguiente fase.
Mantenga un único registro de aprobación actualizado
Utilice un criterio uniforme para nombrar las referencias de productos, las versiones de archivos y los comentarios sobre muestras. Cuando llegue una especificación o un archivo revisado, identifique qué sustituye y facilite el acceso al conjunto vigente. Antes de continuar, confirme que el pedido, la especificación acordada, los detalles del envase y los documentos solicitados se refieren al mismo alcance del producto.
Algunos documentos de productos y clientes se comparten en el catálogo de clientes. Utilice su cuenta para consultar la información disponible. Si falta un documento o una referencia no coincide con su proyecto, contacte con el equipo proveedor e indique los datos del producto y del lote para que puedan atender su solicitud con precisión.