先明确需要哪些资料
索取资料时，说明具体产品、供货目的地，以及当前是在比较原料、确认样品，还是核对某一批交付。每个阶段都应有明确的产品参考信息。
由采购和质量团队整理订单推进前需要的资料清单，提前沟通语言、文件格式和联系人。明确范围后再收集资料，比零散接收文件更容易核对。
核对产品与批次对应关系
阅读规格书或检验报告时，核对产品名称、规格编号及版本或出具信息。涉及批次的文件，还应与待评估原料或交付货物的批次对应，不能仅因名称相似就视为同一规格。
将需要的检测项目、单位和判定要求与收到的信息并列检查。有不清楚的术语或结果时，向供货方提出具体问题并记录解释，让双方对文件范围有一致理解。
区分公司资料与产品资料
项目需要证书或公司文件时，核对文件列明的公司、场所或活动范围以及有效期间。集团名称或标志本身不能代替对具体适用范围的核对。
把公司资料与产品、批次资料分别整理，记录来源和版本，就能更清楚地知道每份文件回答了什么问题，以及下一阶段是否需要更新。
保留一套当前确认记录
为产品编号、文件版本和样品反馈采用一致的命名方式。收到修订文件时，标明其替代的旧版；推进订单前，再确认规格、包装与资料清单对应的是同一产品范围。
部分产品与客户资料通过客户产品目录提供。已有客户可使用原账号查看权限内的文件；如缺少资料或编号与项目不符，请带上产品和批次信息联系供货方。