Susun daftar dokumen sesuai proyek
Permintaan dokumen yang berguna dimulai dari tujuan. Jelaskan produk yang ditinjau, tujuan pasokannya, dan keputusan yang perlu didukung dokumen. Tim Anda mungkin membandingkan bahan, menyetujui sampel, atau meninjau pengiriman tertentu. Setiap tahap perlu memiliki referensi produk yang jelas.
Buat daftar informasi yang diperlukan tim pembelian dan mutu sebelum pesanan diproses. Sepakati cakupan dokumen sejak awal, termasuk bahasa, format berkas, dan kontak penanggung jawab. Ini lebih mudah dikelola daripada mengumpulkan berkas yang tidak saling terkait setelah rincian komersial ditetapkan.
Hubungkan setiap berkas dengan referensi yang tepat
Saat meninjau spesifikasi atau Sertifikat Analisis, periksa nama produk, referensi spesifikasi, serta versi atau informasi penerbitan. Untuk dokumen terkait bets, cocokkan juga referensi bets dengan bahan atau pengiriman yang ditinjau. Tanyakan perbedaan yang ada, bukan menganggap nama serupa merujuk pada pasokan yang sama.
Simpan parameter uji, satuan, dan kriteria penerimaan yang diminta bersama informasi yang diterima. Jika istilah atau hasil memerlukan penjelasan, tanyakan kepada tim pemasok dan catat jawabannya. Dokumen lebih berguna bila para peninjau memiliki pemahaman yang sama tentang cakupannya.
Periksa cakupan dokumen perusahaan
Jika proyek memerlukan sertifikat atau dokumen perusahaan, identifikasi perusahaan, lokasi atau kegiatan, serta periode yang tercantum. Minta dokumen yang relevan dengan pasokan usulan; jangan menganggap nama atau logo grup sebagai bukti bahwa semua perusahaan dan produk tercakup.
Pisahkan dokumen perusahaan dari dokumen produk dan bets dalam catatan peninjauan. Ini memudahkan Anda melihat pertanyaan yang dijawab tiap berkas, pemasoknya, dan apakah versi terbaru diperlukan untuk tahap berikutnya.
Simpan satu catatan persetujuan terkini
Gunakan penamaan yang konsisten untuk referensi produk, versi berkas, dan umpan balik sampel. Saat spesifikasi atau berkas revisi diterima, tandai apa yang digantikannya dan mudahkan pencarian dokumen terkini. Sebelum melanjutkan, pastikan pesanan, spesifikasi yang disepakati, detail kemasan, dan dokumen yang diminta merujuk pada cakupan produk yang sama.
Sebagian dokumen produk dan pelanggan dibagikan melalui katalog pelanggan. Gunakan akun yang ada untuk melihat informasi yang tersedia. Jika dokumen tidak ada atau referensinya tidak sesuai dengan proyek, hubungi tim pemasok dengan detail produk dan bets agar permintaan ditangani secara tepat.