परियोजना के अनुसार दस्तावेज़ सूची बनाएँ
उपयोगी दस्तावेज़ अनुरोध एक उद्देश्य से शुरू होता है। बताएँ कि आप किस उत्पाद की समीक्षा कर रहे हैं, उसकी आपूर्ति कहाँ होगी और दस्तावेज़ किन निर्णयों में सहायक होने चाहिए। आपकी टीम किसी सामग्री की तुलना, नमूने की स्वीकृति या किसी विशेष डिलीवरी की समीक्षा कर सकती है। हर चरण में उत्पाद का स्पष्ट संदर्भ होना चाहिए।
ऑर्डर आगे बढ़ाने से पहले खरीद और गुणवत्ता टीम की आवश्यक जानकारी की सूची बनाएँ। पसंदीदा भाषा, फ़ाइल प्रारूप और ज़िम्मेदार संपर्क सहित दस्तावेज़ों का दायरा पहले तय करें। व्यावसायिक विवरण तय होने के बाद असंबद्ध फ़ाइलें जुटाने की तुलना में इसे संभालना आसान है।
हर फ़ाइल को सही संदर्भ से जोड़ें
विनिर्देश या विश्लेषण प्रमाणपत्र की समीक्षा में उत्पाद का नाम, विनिर्देश संदर्भ और संस्करण या जारी करने की जानकारी जाँचें। बैच दस्तावेज़ के लिए उसका संदर्भ समीक्षा की जा रही सामग्री या डिलीवरी से भी मिलाएँ। समान नाम को समान आपूर्ति मानने के बजाय किसी अंतर के बारे में पूछें।
माँगे गए परीक्षण बिंदु, इकाइयाँ और स्वीकृति मानदंड प्राप्त जानकारी के साथ रखें। किसी शब्द या परिणाम की व्याख्या चाहिए तो आपूर्ति टीम से पूछें और उत्तर दर्ज करें। दस्तावेज़ अधिक उपयोगी होता है जब उसकी समीक्षा करने वाले उसके दायरे को समान रूप से समझते हैं।
कंपनी दस्तावेज़ों का दायरा जाँचें
यदि परियोजना में प्रमाणपत्र या कंपनी दस्तावेज़ चाहिए, तो उस पर लिखी कंपनी, स्थल या गतिविधि और अवधि की पहचान करें। समूह के नाम या लोगो को सभी कंपनियों और उत्पादों के प्रमाणन का सबूत मानने के बजाय प्रस्तावित आपूर्ति से संबंधित दस्तावेज़ माँगें।
समीक्षा रिकॉर्ड में कंपनी के दस्तावेज़ों को उत्पाद और बैच दस्तावेज़ों से अलग रखें। इससे पता लगाना आसान होगा कि प्रत्येक फ़ाइल किस प्रश्न का उत्तर देती है, किसने दी है और परियोजना के अगले चरण के लिए नया संस्करण चाहिए या नहीं।
स्वीकृति का एक अद्यतन रिकॉर्ड रखें
उत्पाद संदर्भ, फ़ाइल संस्करण और नमूने की प्रतिक्रिया के नाम एक समान तरीके से रखें। संशोधित विनिर्देश या फ़ाइल आने पर स्पष्ट करें कि वह किसका स्थान लेती है और वर्तमान दस्तावेज़ आसानी से मिलने दें। आगे बढ़ने से पहले जाँचें कि ऑर्डर, सहमत विनिर्देश, पैकेजिंग विवरण और माँगे गए दस्तावेज़ एक ही उत्पाद दायरे से संबंधित हों।
कुछ उत्पाद और ग्राहक दस्तावेज़ ग्राहक कैटलॉग में साझा किए जाते हैं। उपलब्ध जानकारी देखने के लिए अपना मौजूदा खाता उपयोग करें। कोई दस्तावेज़ गायब हो या संदर्भ परियोजना से मेल न खाए, तो उत्पाद और बैच विवरण के साथ आपूर्ति टीम से संपर्क करें ताकि अनुरोध ठीक से संभाला जा सके।